W dniach 8-10 września 2021 r. odbyło się XXVI Walne Zgromadzenie Federacji Bibliotek Kościelnych “Fides”. W jego programie znalazło się wystąpienie br. Romana Dolnego SJ, Dyrektora Biblioteki AIK, Wdrożenie systemu Koha w Bibliotece “Ignatianum”. Niniejszy wpis, rozpoczynający serię, powstał w oparciu o przygotowaną na tę okoliczność prezentację.
W pierwszym wpisie – O Bibliotece – scharakteryzowaliśmy kontekst wdrożenia zintegrowanego systemu bibliotecznego Koha, zwracając uwagę na obszary udostępniania i katalogowania zbiorów, jako podstawowe dla funkcjonowania Biblioteki. W niniejszym opiszemy poszczególne etapy wdrożenia.
Wdrożenie ZSB Koha przeprowadziliśmy we współpracy i pod kierunkiem firmy Biuro Informacji i Analiz Naukowych, która wykonała audyt przedwdrożeniowy, przeprowadziła szkolenia, przygotowała migrację danych oraz uruchomiła wersję produkcyjną systemu. Na dalszych etapach czuwała także nad melioracją danych.
Audyt przedwdrożeniowy
Rozpoczęliśmy od audytu przedwdrożeniowego, w trakcie którego przyjrzeliśmy się procesom bibliotecznym, przedyskutowali możliwości i oczekiwania, a także ocenili posiadane dane. Audyt został przeprowadzony na przełomie 2018 i 2019 r. Jego efektem był raport zawierający opis procesów oraz ocenę danych (bibliograficznych, użytkowników, wypożyczeń) a także możliwość wykorzystania Koha w Bibliotece. Raport był punktem odniesienia na kolejnych etapach wdrożenia.
Inspiracja do przeprowadzenia audytu pojawiła się kilka miesięcy wcześniej, na roboczym spotkaniu przedstawicieli instytucji używających Koha, jakie miało miejsce w Krakowie, 22 listopada 2018 r.
Przygotowania
Niezależnie od audytu przedwdrożeniowego, od początku 2019 r., rozpoczęliśmy spotkania wewnętrzne, które miały nas zaznajomić z działaniem i możliwościami systemu, a także zarysować perspektywę nadchodzących zmian. Od marca do czerwca uczestniczyliśmy w szkoleniach BIAN dot. gromadzenia, katalogowania, udostępniania a także – bardziej informatycznych – uruchomienia i utrzymania systemu. Był to też czas intensywnych prac na jakością danych katalogowych – bardziej porządkowania danych, niż powtórnego katalogowania zbiorów. Nie obyło się też bez prac weryfikujących posiadane dane z egzemplarzami magazynowymi. Możemy powiedzieć, że ostatnie miesiące działania “poczciwego” MAK-a w naszej Bibliotece wiązały się z jego intensywną eksploatacją.
W poprzednim wpisie wspomnieliśmy, że nasze katalogi nie były prowadzone w standardowym formacie. Aby przeprowadzić ich import do Koha, należało w pierwszej kolejności poddać je konwersji do formatu MARC 21. W ramach współpracy z BIAN mogliśmy korzystać z doświadczenia o. Janusza Kaczmarka OP. Jego dotychczasowe prace oraz przeprowadzone wdrożenia Koha dawały rękojmię nie tylko rzetelnej migracji, ale także dobrego wykorzystania posiadanych danych, efektywnej pracy oraz przygotowania rozwiązań z perspektywą rozwoju.
Do uruchamianego systemu Koha dołączyliśmy nowe w naszej Bibliotece technologie – kody kreskowe (Etisoft) i system zabezpieczeń bazujący na RFID (Arfido). W czerwcu zostały zamontowane bramki w wejściu do Informatorium i Czytelni głównej, dostarczone tacki do kodowania etykiet i obsługi udostępniania oraz dostarczone etykiety.
Wersja produkcyjna
Wersja produkcyjna katalogu została uruchomiona na początku lipca. W tym momencie “zakończyła się era MAK-a” w naszej Bibliotece – po ponad 20 latach używania tego DOS-owego programu, zakończyliśmy katalogowanie z jego pomocą. Uruchomienie nowego katalogu, nie oznaczało jeszcze zamknięcia dotychczasowego katalogu internetowego i dotychczasowej wypożyczalni. Do nowego systemu zostały zmigrowane na początek tylko dane bibliograficzne, bez danych o użytkownikach i wypożyczeniach. Związane było to szeregiem prac, zaplanowanych na kolejnym etapie wdrożenia. Innymi słowy: wersja produkcyjna została oddana do użytku głównie na potrzeby wewnętrzne (dla pracowników), użytkownicy korzystali nadal ze “starego katalogu”.
Przygotowania c.d.
Kontynuowaliśmy przygotowania. Pierwszą sprawą była wymiana rekordów bibliograficznych (lokalnych na odpowiadające im rekordy NUKAT). Z dotychczasowej współpracy z NUKAT mieliśmy oznaczonych ponad 6 tys. (numer kontrolny zapisany w rekordzie). Dla pozostałych (prawie 300 tys. rek.) zostało przeprowadzone wyszukiwanie odpowiedników w NUKAT, co skutkowało:
- wskazaniem stuprocentowych odpowiedników w liczbie ponad 66 tys.,
- przygotowaniem propozycji odpowiedników dla ponad 100 tys. rek.,
- brakiem proponowanych zamienników dla ponad 126 tys. rek.
W pierwszym etapie nastąpiła więc wymiana ponad 72 tys. rekordów lokalnych (książki i czasopisma) na rekordy z katalogu NUKAT wraz z odpowiadającymi im hasłami wzorcowymi.
Drugim działaniem były zmiany w części magazynów bibliotecznych. Przenieśliśmy ponad 12 tys. woluminów i ułożyli je na nowo według formatów. Przy okazji – w oparciu o dane z dotychczasowej wypożyczalni – wydzieliliśmy do wycofania egzemplarze, które nie były używane. Przenoszone zbiory zostały oklejone kodami kreskowymi oraz etykietami RFID (z zakodowanym barkodem). Podobnie – oklejając i zabezpieczając – postąpiliśmy ze księgozbiorem podręcznym w Czytelni głównej (6 tys. wol.). Kody kreskowe na potrzeby tych prac nie były drukowane przez nas – zamówiliśmy ich wydruk jako usługę.
W całym tym procesie zadbaliśmy o efektywną obsługę procesu rejestrowania zmian sygnatur/barkodów: stara sygnatura -> nowa sygnatura, które to pary, po zakończeniu oklejania, zostały wykorzystane do naniesienia zmian w katalogu.
- Przy tej okazji warto wspomnieć o przyjętym sposobie oklejania kodami kreskowymi i zabezpieczania zbiorów udostępnianych z magazynu: zamawiane zbiory oklejamy i zabezpieczamy na bieżąco, przed udostępnieniem. Wykorzystujemy w tym celu zakupioną drukarkę, drukując potrzebne barkody.
- Jeśli chodzi o sprzęt, to zdecydowaliśmy się na drukarkę i czytniki 2D, a więc obsługujące nie tylko jednowymiarowe kody kreskowe, ale także dwuwymiarowe kody QR. Dodatkowo czytniki (przewodowe i bezprzewodowe) mają możliwość odczytu kodów z ekranów telefonów komórkowych. Oprogramowanie zakupione do drukarki umożliwia swobodne projektowanie etykiet oraz użycie danych z zewnętrznych zbiorów (np. arkusza kalkulacyjnego lub bazy danych). Korzystamy z rozwiązania z arkuszem kalkulacyjnym, łatwym w obsłudze dla bibliotekarzy.
I wreszcie – wracając do systemu Koha – ostatnim etapem przygotowań było skonfigurowanie systemu (głównie w zakresie zasad udostępniania) oraz przygotowanie do importu danych użytkowników i wypożyczalni.
Uruchomienie
Planowane na wrzesień udostępnienie katalogu internetowego dla użytkowników niestety opóźniło się i miało miejsce dopiero 14 listopada 2019 r.
Kilka dni wcześniej znacznie poprawiliśmy jeszcze jakość danych w katalogu. Wspomnieliśmy, że w wyniku lipcowego wyszukiwania odpowiedników NUKAT dla naszych lokalnych rekordów, mieliśmy wytypowane odpowiedniki dla 100 tys. rekordów. Użycie kolejnych zaawansowanych algorytmów dopasowania pozwoliło na wytypowanie 44 tys. pewnych zamienników i wymianę rekordów!
Do działającego już od lipca katalogu załadowane zostały dane z wypożyczalni oraz informacje o użytkownikach. System był gotowy do działania!
Zobacz fragment prezentacji.
W następnym wpisie opiszemy działania podjęte w kolejnych miesiącach, a więc w czasie zbliżającej się i trwającej pandemii.