Strategicznie o Bibliotece

Długookresowe działania realizowane przez Bibliotekę są zapisane w uczelnianej strategii rozwoju. Aktualnie jest to “Strategia rozwoju Akademii Ignatianum w Krakowie na lata 2015-2020” z 27 czerwca 2017 r.

Zamierzenia i działania strategiczne

Jako cel wiodący Uczelni określono: Dążenie do przekształcenia Akademii Ignatianum w Krakowie w uniwersytet społeczno-humanistyczny i stworzenie z niej wiodącego jezuickiego ośrodka naukowo-badawczego w Europie Środkowo-Wschodniej.

Realizacja tego celu opiera się na 6 celach strategicznych:

1. Nowoczesne kształcenie i innowacyjna oferta dydaktyczna
2. Prowadzenie badań naukowych na najwyższym poziomie
3. Podnoszenie stanu zinformatyzowania Ignatianum
4. Wpływ na otoczenie i zwiększenie obecności uczelni w środowisku
5. Rozbudowa bazy i jednostek organizacyjnych
6. Umiędzynarodowienie Ignatianum

Dla każdego z nich określono cele operacyjne, mające doprowadzić do osiągnięcia efektów końcowych. Działania zaproponowane przez Bibliotekę znajdują się w obszarze 3 “Podnoszenie stanu zinformatyzowania Ignatianum”. Są nimi:

1. Wdrożenie zintegrowanego systemu bibliotecznego.
2. Utworzenie biblioteki cyfrowej i repozytorium.
3. Rozwój usług informacyjnych i szkoleniowych dla studentów i pracowników Uczelni.

Na etapie ich wprowadzenie do Strategii wiązały się bezpośrednio z prowadzoną w latach 2015-2017 Reorganizacją Biblioteki. Nie zostały natomiast sformułowane w ramach odrębnej strategii bibliotecznej.

Zintegrowany system biblioteczny

ZSB to oprogramowanie wspierające funkcjonowanie biblioteki, zapewniające m.in. informatyczną obsługę podstawowych procesów: gromadzenia, opracowania i udostępniania materiałów bibliotecznych. Systemy zintegrowane są stosowane w bibliotekach od lat 90. XX wieku. O wdrożeniu ZSB w Bibliotece należy zatem myśleć jako o dążeniu do funkcjonowania w zgodzie ze standardami bibliotecznymi. Płyną z nich różnego rodzaju korzyści:

• rozwiązanie stosowane powszechnie jest łatwe w obsłudze dla użytkownika – o ile w przypadku katalogów bibliotecznych można mówić o intuicyjności, to na pewno systemy zintegrowane są bardziej intuicyjne niż oprogramowanie używane przez pojedyncze biblioteki,
• oprócz ułatwionego wyszukiwania użytkownik ma zazwyczaj dostęp do indywidualnego konta, na którym widzi aktualny stan wypożyczeń, ma możliwość zamawiania, rezerwacji, prolongaty, składania sugestii zakupu itp.,
• nie tylko użytkownik, ale także bibliotekarz ma ułatwione zadanie – już na etapie wdrożenia do pracy poznaje rozwiązania stosowane powszechnie,
• kolejną korzyścią standardowych rozwiązań jest dostęp do aktualnej i pełnej informacji, która zapisana w jednym systemie jest dostępna w różnych modułach, w zależności od potrzeb,
• szczególnym – i najczęstszym – przypadkiem powyższej sytuacji jest proces od złożenia sugestii zakupu, przez etap gromadzenia i opracowania, aż do udostępnienia,
• olbrzymie znaczenie przy jakichkolwiek działaniach bibliograficznych mają standardowe formaty danych.

Jako jeden ze standardów funkcjonowania można traktować model katalogowania zbiorów oparty na współpracy bibliotek. W Polsce od roku 2002 realizowany jest model współkatalogowania w ramach NUKAT. Ponad 150 bibliotek współpracuje ze sobą tworząc Katalog Centralny, zapewniający najpełniejszą informację o zbiorach bibliotek naukowych. Wdrożenie ZSB było od początku planowane jako element umożliwiający dołączenie do grupy bibliotek czynnie współpracujących w ramach NUKAT. A to z bardzo konkretnych powodów:

• współpraca umożliwia korzystanie z efektów pracy innych bibliotek oraz dzielenie się efektami własnej pracy,
• oznacza to m.in. zmniejszenie kosztów pracy ponoszonych w obszarze katalogowania,
• zbiory Biblioteki są widoczne w Katalogu Centralnym – informacja o nich staje się bardziej dostępna, także w ramach obiegu ogólnoświatowego (WorldCat),
• współpraca daje dodatkowe możliwości do podnoszenia kompetencji oraz rozwoju zawodowego bibliotekarzy,
• uruchomienie współpracy dawało Bibliotece możliwość rewolucyjnej zmiany w jakości danych bibliograficznych – zastąpienia lokalnie tworzonych danych rekordami bibliograficznymi i kartoteki haseł wzorcowych.

Plany wdrożeniowe nie określały wprost jaki system zostanie uruchomiony w Bibliotece. Stosunkowo szybko stało się jasne, że oprogramowaniem tym będzie system Koha, który w poprzedzających latach został uruchomiony w Bibliotece Krakowskiej Akademii, Bibliotece Politechniki Krakowskiej oraz jako Centralny Katalog Bibliotek Kościelnych FIDES. Koha stanowiła darmową i otwartoźródłową alternatywę dla największych (ogólnoświatowych) lub polskich systemów bibliotecznych. W systemie tym domyślnie obsługiwane są małe ekrany urządzeń mobilnych oraz różne wersje językowe interfejsu, dostępne są opcje “2.0” (komentarze, tagi, kanały RSS dla wyszukiwań), eksport danych do menadżerów bibliografii.

Od początku planowania wdrożenia ZSB było jasne, że system otworzy przez Biblioteką nowe możliwości. Perspektywa stosowania standardów (tak informatycznych jak i bibliograficznych) oznacza możliwość współpracy z innymi bibliotekami działającymi od lat na podobnych zasadach. Współpraca z NUKAT otwiera drzwi do grona bibliotek uczelnianych współtworzących największy katalog zbiorów naukowych. Działający system Koha to z kolei płaszczyzna współpracy w ramach bibliotek kościelnych. Trudno wyobrazić sobie wdrożenie ZSB bez automatyzacji udostępniania zbiorów – co z kolei stanowi najważniejszą zmianę z punktu widzenia użytkowników – studentów i pracowników AIK. Działający system oznacza poszerzenie zakresu udostępnianych zbiorów, grup uprawnionych do wypożyczeń itp. (a warto pamiętać, że w roku akademickim 2014/2015 pracownicy AIK i doktoranci mogli wypożyczać 5 wol./miesiąc, zaś studenci 2 wol./2 tyg. – i to tylko ci, którzy byli na ostatnim roku studiów magisterskich).

ZSB, a szczególnie jego główny element dostępny publicznie – katalog biblioteczny, stanowi podstawę środowiska informacyjnego biblioteki. To wokół niego mogą być tworzone i rozwijane kolejne systemy, w których przetwarzane są dane bibliograficzne. Wskazanie wdrożenia zintegrowanego systemu bibliotecznego jako pierwszego z działań Biblioteki w Strategii nie jest więc przypadkowe.

Utworzenie biblioteki cyfrowej i repozytorium

Biblioteki cyfrowe to usługi, w których udostępniane są publikacje cyfrowe lub zdigitalizowane wersje publikacji drukowanych. W obszarze akademickim są dobrymi narzędziami wykorzystywanymi w działalności dydaktycznej, szczególnie w zakresie zapewnienia dostępu do materiałów bibliotecznych. Udostępnienie wersji zdigitalizowanej materiałów, których brakuje w uczelnianej bibliotece, to najlepszy sposób na zapewnienie dostępu do tekstów na wykłady i ćwiczenia.

Rozwój bibliotek cyfrowych w Polsce nastąpił w pierwszej dekadzie XXI w. Złożyły się na niego m.in. doświadczenie bibliotekarzy w zakresie budowania kolekcji cyfrowych, odpowiednia narzędzia informatyczne rozwijane przez poznańskich informatyków (dLibra) oraz fundusze na digitalizację (unijne i krajowe). Rozwinęły się 3 typy bibliotek cyfrowych: regionalne, instytucjonalne i dziedzinowe. Można powiedzieć, że w okresie uchwalania Strategii “boom” na biblioteki cyfrowe już minął a przyrost publikacji w działających bibliotekach nie jest już tak spektakularny. Standardem stało się posiadanie biblioteki cyfrowej przez uczelnie oraz współpraca w ramach Federacji Bibliotek Cyfrowych (co z kolei wiąże się z regularnym zasileniem zasobów Europeany).

W dokumencie MNiSW z 2015 r. “Kierunki otwartego dostępu do treści naukowych w Polsce” określono repozytorium jako “narzędzie informatyczne służące do deponowania, przechowywania i udostępniania w Internecie bieżącego dorobku naukowego instytucji naukowych (rep. instytucjonalne) lub określonych dziedzin nauki (rep. dziedzinowe)”. Wyraźnie wskazano cele działania oraz typy repozytoriów. Jest to ważny element systemu zarządzania informacją w uczelni, którego znaczenie rośnie z uwagi na rozwój sieci internetowej oraz jej wpływ na postrzeganie i prestiż uczelni. Znaczenie ma także dostępność publikacji w jednym miejscu.

Inna definicja repozytorium pochodzi od Clifforda Lyncha z “Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital Age” ARL Bimonthly Report 226 (February 2003), 1-7: Repozytorium to zespół usług, które uniwersytet oferuje członkom swojej społeczności, służą one zarządzaniu oraz upowszechnianiu cyfrowych dokumentów tworzonych przez instytucję i jej członków. Repozytorium jest przede wszystkim zobowiązaniem instytucji do zarządzania materiałami cyfrowymi, z uwzględnieniem długoterminowego zabezpieczenia obiektów, jak również zorganizowania dostępu do nich oraz ich rozpowszechniania (tł. za materiałami z konferencji: “Repozytorium uczelniane i instytucjonalne – aspekty organizacyjne i prawne”, Warszawa 26.04.2016)

Łatwo zauważyć, że w pierwszej definicji kryje się pułapka, w myśl której do uruchomienia repozytorium potrzebne są i zarazem wystarczą: program, sprzęt i informatycy. Druga definicja kładzie nacisk na usługi, których zorganizowanie wymaga współpracy po stronie całej instytucji: od informatyków, przez bibliotekarzy, aż do naukowców.

Biblioteki cyfrowe i repozytoria stanowią dwa uzupełniające się elementy systemu zarządzania wiedzą w instytucji. W uproszczeniu można łączyć działalność bibliotek cyfrowych z obszarem dydaktyki, zaś repozytoria z działalnością naukową. Trudno przecenić rolę repozytorium dla realizacji celu wiodącego zapisanego w Strategii. Jego realizację przewidziano po zakończeniu wdrożenia ZSB.

Rozwój usług informacyjnych i szkoleniowych dla studentów i pracowników Uczelni

Ostatni z bibliotecznych celów operacyjnych Strategii pozostaje w bezpośrednim związku z Reorganizacją Biblioteki w latach 2015-2017. Propozycja działań wiązała się z rozwojem Uczelni oraz zmianą potrzeb użytkowników – studentów i pracowników AIK.

W poprzedzających Reorganizację latach Biblioteka funkcjonowała i była postrzegana jako instytucja gromadząca zbiory i udostępniająca je głównie na miejscu. Temu celowi służyła organizacja przestrzeni (czytelnie) oraz pracy (rozbudowane opracowanie i realizacja zamówień). Propozycje jakichkolwiek zmian wymagały w pierwszej kolejności przygotowania przestrzeni do realizacji nowych usług. W tym celu zaplanowano zlikwidowanie Czytelni Profesorskiej i uruchomienie na jej miejscu Informatorium jako głównego punktu obsługi i kontaktu z użytkownikiem.

Działanie Informatorium wzorowane było na funkcjonowaniu punktu obsługi jezuitów i pracowników Wydawnictwa WAM – jednym miejscu, do którego kieruje się użytkownik korzystający z Biblioteki. W pierwszej kolejności chodzi tu o zapisy i udzielanie podstawowej informacji dot. korzystania z Biblioteki. Przybrały one formę wprowadzeń indywidualnych lub w małych grupach, w dogodnych dla studentów terminach, dając okazję do zadawania konkretnych pytań i wyjaśniania spraw na bieżąco. Na podobnej zasadzie – a więc indywidualnie – zaplanowano udzielanie informacji oraz bezpośrednią, aktywną pomoc w wyszukiwaniu materiałów. W prowadzeniu tego rodzaju działalności należało uwzględnić specyfikę oprogramowania – a więc brak systemu zintegrowanego, który ułatwiałby wyszukiwanie i dostarczał czytelną informację o zbiorach. Z myślą o grupach seminaryjnych przygotowano ofertę szkoleń przygotowujących do wyszukiwania materiałów z konkretnych dziedzin, korzystania z wybranych źródeł informacji, baz elektronicznych.

Przyjęto, że w pierwszych 3 latach, a więc w okresie Reorganizacji, główny nacisk w omawianym obszarze zostanie położony na ofertę dla studentów AIK. Oferta dla kadry dydaktycznej i naukowej będzie rozwijana w późniejszym czasie. W pierwszej kolejności należało oczywiście zadbać o świadczenie usług standardowych dla bibliotek uczelnianych oraz tych wiążących się ze specyfiką działania Biblioteki. Jako kryterium rozwoju oferty usług przyjęto – oprócz wdrażania standardów – potrzeby zgłaszane przez użytkowników oraz wynikające z funkcjonowania Biblioteki jako jednostki uczelnianej.

Roman Dolny SJ