Nowe systemy informatyczne wdrażane w projektach cyfryzacyjnych (POWR) mają znacznie usprawnić funkcjonowanie Uczelni. Systemy zintegrowane w miejsce rozproszonego oprogramowania to długo oczekiwane zmiany. Czy jednak wystarczające z punktu widzenia zarządzania informacją?
O ważnej roli zarządzania w funkcjonowaniu instytucji nie trzeba nikogo przekonywać. Realizacja podstawowych procesów i związanych z nimi zadań pozwala osiągać zamierzone cele. Patrząc na Strategię rozwoju AIK na lata 2015-2020, widzimy, że droga do osiągnięcia celu wiodącego prowadzi przez realizację celów strategicznych i operacyjnych oraz poszczególnych działań. Zarządzanie pomaga nam w osiągnięciu efektów, które zazwyczaj rozumiemy bardzo konkretnie, np. utworzenie nowej jednostki lub uruchomienie nowego kierunku studiów, uzyskanie uprawnień do nadawania stopni naukowych, wdrożenie oprogramowania itp.
Także w poszczególnych obszarach funkcjonowania Ignatianum realizowane są procesy zarządzania, a więc możemy mówić o zarządzaniu: działalnością naukową, procesami dydaktycznymi, funkcjonowaniem administracji, współpracą zewnętrzną itd. Czy – uogólniając – możemy też mówić o zarządzaniu informacją, szczególnie cyfrową, na poziomie instytucji?
Zarządzanie informacją to zespół czynności zmierzających do osiągnięcia określonego celu przez realizację funkcji zarządzania w odniesieniu do procesów informacyjnych – gromadzenia, opracowania, przetwarzania, przechowywania i udostępniania informacji. Gromadzenie powinno być planowe, opracowanie (formalne i rzeczowe) – opierać się na standardach, przetwarzanie – umożliwiać wybór źródłowy oraz format wynikowy informacji, przechowywanie – realizować wymogi długoterminowej archiwizacji, wreszcie udostępnianie – ułatwiać i zachęcać do korzystania z zasobów.
W odniesieniu do zasobów cyfrowych wyróżnia się dwa podejścia w zarządzaniu informacją: zorientowane na technologię oraz zorientowane na treść. Dobre ich połączenie skutkuje tworzeniem serwisów nowoczesnych, wiarygodnych i intuicyjnych. Przeakcentowanie jednego prowadzi przede wszystkim do nieefektywnego wykorzystania dostępnych zasobów.
O procesach informacyjnych w Ignatianum w odniesieniu do materiałów drukowanych możemy na podstawie doświadczenia, praktykowania obowiązujących regulacji, stwierdzić, że są realizowane poprawnie. Nie stanowi problemu wyszukanie i skorzystanie z opublikowanej książki, otrzymanego dokumentu lub podpisanej umowy.
Natomiast w odniesieniu do zasobów cyfrowych sytuacja jest bardziej skomplikowana i często łączy się z traktowaniem procesów informacyjnych jako zadaniowych, ograniczonych do potrzeb wąskiego grona użytkowników, np. konkretnego stanowiska, działu lub zespołu. Obraz komplikuje się jeszcze bardziej, gdy uwzględnimy różnorodne narzędzia informatyczne używane do realizacji poszczególnych procesów. Właściwemu zarządzaniu nie sprzyja też brak trwałych punktów odniesienia – zbioru dobrych praktyk. Spójrzmy na kilka przykładów:
Przykład 1 Studentka przed wyborem promotora chce sprawdzić tematy prac magisterskich pisanych u wybranych promotorów w ostatnich latach. Niestety, nie dotrze do tej informacji z dowolnego miejsca, np. z domu. Musi korzystać z komputera w Bibliotece, bo baza jest dostępna tylko lokalnie. Prawdopodobnie będzie wymagała pomocy, bo interfejs nie jest intuicyjny. Nie znajdzie tam najnowszych danych, bo baza jest aktualizowana co rok lub dwa.
Przykład 2 Doktoranci pomagający przy organizacji konferencji naukowej chcieliby skorzystać z podobnych doświadczeń poprzedników. Próbują odnaleźć zestawienie konferencji organizowanych w minionych latach, bo słyszeli, że takowe jest dostępne na stronie internetowej. Niestety, nie odnajdą go, bo po zmianie portalu wykaz konferencji jest już niedostępny.
Przykład 3 Naukowiec przygotowuje artykuł podsumowujący badania. Chce uzyskać listę czasopism, w których ukazały się prace innych autorów z AIK oraz skontaktować się z tymi, którzy publikowali w czasopismach zagranicznych. Niestety, nie wyszuka adekwatnej informacji, bo AIK nie prowadzi elektronicznej bibliografii pracowników, a dane rejestrowane do dorobku naukowego nie są dostępne bezpośrednio.
Przykład 4? Problemy przedstawione powyżej można przydzielić do poszczególnych procesów informacyjnych od gromadzenia do udostępniania informacji, a następnie zaplanować i wdrożyć stosowne korekty, aby realizować przedstawione potrzeby. Niestety, doraźne działania nie zastąpią systemowego zarządzania informacją na poziomie instytucji.
Zmiany związane z realizacją projektów POWR, głównie w obszarze nowych systemów informatycznych, będą ważnym krokiem w poprawie funkcjonowania administracyjno-usługowego Uczelni. Przeniosą je na wyższy poziom. Czy jednak spowodują wykształcenie podejścia, w którym powyższe przykłady posłużą jako źródło projektowania systemowych rozwiązań i tworzenia dobrych praktyk? Aby tak się stało i aby osiągnąć jak najwięcej korzyści dla zarządzania informacją, konieczne są działania na poziomie instytucjonalnym. Wymagane jest też przeorientowanie podejścia z technologii na treść. Wreszcie, w zarządzaniu potrzebujemy nie tylko planowania, organizowania, motywowania i kontroli, ale także zapewnienia obsady kadrowej, koordynowania współpracy oraz budżetowania działań.
Biblioteki stanowią podstawę działania systemów biblioteczno-informacyjnych na uczelniach. Jeśli chodzi o pierwszy element – “biblioteczno”, to zazwyczaj nie ma wątpliwości, że chodzi o gromadzenie, katalogowanie i wypożyczanie zbiorów (tradycyjnych). Są to tylko niektóre z zadań realizowanych przez biblioteki. Drugi element systemu – “informacyjny” nie budzi już tak precyzyjnych skojarzeń. Czy chodzi o informowanie o posiadanych zbiorach? Czy o informację naukową? Czy też może o organizowanie dostępu do informacji? A może biblioteka to jednostka, która powinna koordynować procesy zarządzania informacją na uczelni?
Wydaje się, że w związku z zachodzącymi zmianami warto przedyskutować propozycję utworzenia w Ignatianum centrum biblioteczno-informacyjnego. Centrum, które oprócz dalszego rozwijania zaplecza na potrzeby dydaktyki i nauki, będzie koordynowało aktywności i usługi związane z procesami informacyjnymi, szczególnie dotyczące tworzenia zasobów cyfrowych. Centrum, które zapewni wsparcie kompetencyjne i szkoleniowe dla studentów, dydaktyków, naukowców, ale także dla administracji. Przykłady takich przekształceń znajdujemy już w niektórych polskich uczelniach.
Czy da się jednak osiągnąć taki cel “na skróty”, tzn. nie wdrażając wcześniej standardowego rozwiązania strukturalnego, w których biblioteka zlokalizowana jest w uczelnianym pionie nauki? Tego nie wiemy. Zaczynamy natomiast nowy rozdział, w którym Biblioteka znalazła się w pionie działań cyfryzacyjnych i rozwojowych. Patrzymy na te zmiany z nadzieją na realizację działań zapisanych jeszcze Strategii… – dokończenie wdrożenia zintegrowanego systemu bibliotecznego oraz utworzenie biblioteki cyfrowej i repozytorium instytucjonalnego.
Roman Dolny SJ
Tekst ukazał się w numerze 2(25)/2020 uczelnianego czasopisma “Ignatianum”.